Règlement intérieur à jour au 7/10/2011
Article 1 – Déontologie
Les membres de la Société Française de Santé et Environnement sont, d’une manière générale, tenus de déclarer leur appartenance. Par appartenance, il faut entendre :
- les activités professionnelles
- les participations à des comités d’experts, conseils scientifiques et sociétés ou organismes de conseil/
Dans le cadre de certains travaux de la SFSE les liens d’intérêt seront déclarés.
Les membres du Conseil d’Administration sont tenus de rédiger une déclaration identifiant leurs liens directs et indirects avec les entreprises, les établissements et les diverses instances (commissions, comités d’experts, conseils scientifiques, conseils d’administration) auxquelles ils prennent part.
Article 2 – Election des membres du Conseil d’Administration
Seuls peuvent être élus au Conseil d’Administration les membres à jour de leur cotisation.
Prennent part au scrutin les membres de la SFSE à jour de leur cotisation.
12 membres ont été élus le 3 octobre 2008 pour un mandat de 3 ans.
Article 2.1 – Scrutin
Le mode de scrutin retenu est le scrutin plurinominal majoritaire, à un tour. Le vote a lieu à bulletin secret.
Les votants cochent sur la liste des candidats autant de noms qu’il y a de sièges à pourvoir au Conseil d’Administration. Les bulletins raturés ou comportant un nombre de voix supérieur au nombre de sièges à pourvoir sont nuls.
En cas d’égalité de voix, la priorité est accordée au candidat le plus âgé.
Article 2.2 - Représentation
Pouvoirs : les membres qui ne peuvent être physiquement présents à l’Assemblée Générale peuvent se faire représenter. Le nombre maximum de pouvoirs détenus par une seule personne est de 5.
Le vote par correspondance est admis.
Article 2.3 – Déroulement des opérations
Un appel à candidatures au Conseil d’Administration est adressé aux membres au moins deux mois avant l’échéance du mandat du Conseil d’Administrtion. Les candidats doivent fournir en plus de leur déclaration de candidature une profession de foi de 10 à 20 lignes
Article 3 – Renouvellement du Conseil d’Administration
A l’issue du premier mandat du Conseil d’Administration élu en octobre 2008, le renouvellement des membres se fait par tiers, les mandats des autres membres du Conseil d’Administration étant prolongés jusqu’à épuisement du premier Conseil d’Administration.
Désignation du premier tiers sortant : en 2011, si le nombre de démissions n’est pas suffisant, il est procédé à un tirage au sort pour désigner les membres à renouveler jusqu’à concurrence d’un tiers des membres du CA.
Les démissionnaires d’office ont la possibilité de se représenter.
En 2012, il est procédé de manière identique parmi les membres du CA siégeant depuis 2008.
En 2013, le reste des membres du CA siégeant depuis 2008 est renouvelé.
A partir de 2014, il est procédé au renouvellement du tiers élu trois ans auparavant.
Les membres du Conseil d’Administration doivent être présents à la moitié, au moins, des réunions du Conseil d’administration dans une année civile, sous peine d’exclusion.
Article 4 – Pourvoi des sièges vacants au Conseil d’Administration entre les Assemblées Générales
Les sièges vacants au Conseil d’Administration entre deux Assemblées Générales sont pourvus à l’Assemblée Générale suivante pour la durée du mandat de l’administrateur sortant restant à courir.
Dans le cas de circonstances exceptionnelles amenant à la démission de la moitié du Conseil d’Administration, de sorte que le quorum ne peut plus être atteint, une Assemblée Générale extraordinaire est convoquée pour élire en totalité un nouveau Conseil d’Administration. Un renouvellement par tiers est alors à nouveau mis en place de la même manière que pour le premier Conseil d’Administration.
Article 5 – Election et renouvellement du Bureau
Les membres du Bureau sont éligibles parmi les membres du Conseil d’Administration. Le Bureau est renouvelé intégralement tous les ans.
En cas de vacance au sein du Bureau, le Conseil d’Administration élit un remplaçant jusqu’à la fin du mandat du membre du Bureau remplacé.
Article 6 – Décisions et choix relevant du Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration décide des orientations et délibère sur l’administration de la SFSE, comme :
- Décision de création des sections
- Décision de création de commissions permanentes
- Politique de communication
- Validation des positions officielles de la SFSE
- Choix des thèmes des journées et manifestations scientifiques
- Approbation des contenus des conventions (partenariat, mécénat, financement)
- Choix des prestations que peut proposer la SFSE
- Montant des cotisations
- Approbation du budget prévisionnel de la SFSE
- Plafond de dépenses à engager sans accord du Conseil d’Administration
- Accord sur des engagements de dépenses au-delà du plafond de dépenses
Article 7 – Décisions et choix relevant du Bureau
Le Bureau assure la gestion courante de la SFSE et décide au fil de l’eau de décisions opérationnelles demandant une réaction rapide comme :
- Interventions au nom de la SFSE selon la politique adoptée en Conseil d’Administration
- Choix des intervenants dans des manifestations scientifiques
- Réponse aux demandes d’interviews
- Communication courante (cartes de vœux, plaquettes) selon la politique adoptée en Conseil d’Administration
- Négociations avec les mécènes et organismes pouvant accorder des subventions.
- Gestion courante par le Trésorier
- Choix des personnels permanents ou prestataires
- Préparation du prévisionnel
- Présentation du rapport financier
- Signature sur les comptes bancaires : Trésorier, Président, Secrétaire Général, Vice-Président
Article 8 – Création et fonctionnement des sections
La décision de la création d’une section revient au Conseil d’Administration après discussion en assemblée générale ou sur proposition d’un ou plusieurs membres qui soumettent un mémoire justificatif, précisant notamment les membres pressentis. Le nombre minimal de membres participants est de 7.
Les présidents des sections sont élus pour 3 ans renouvelables une fois au sein de la section et prennent part au CA sans voix délibérative.
Une période de carence de 3 ans doit être observée après exercice de deux mandats successifs de président de section avant de solliciter un nouveau mandat de président de section.
Article 9 – Création et fonctionnement des commissions
Le Conseil d’Administration peut décider de la création de commissions chargées d’une mission d’intérêt à long terme pour le fonctionnement de la SFSE, comme la recherche de financement, la formation, la communication, les partenariats scientifiques.
Les présidents des commissions sont choisis par le Conseil d’Administration pour une période de 3 ans renouvelable. Le président de la commission choisit parmi les membres de la SFSE 5 membres au plus pour composer la commission. Il rend compte de ses travaux au Conseil d’Administration.
Article 10 – Cotisations
Peuvent voter et participer à la vie de la Société les membres à jour de leur cotisation le jour de l’assemblée générale ordinaire.
Le montant des cotisations est décidé annuellement par le Conseil d’Administration.
Il existe 3 catégories de cotisations
- cotisation individuelle normale, donnant lieu à un reçu fiscal pour don au oeuvres
- cotisation individuelle réduite, sur présentation d’un justificatif : carte d’étudiant, RMI, chômage, minima sociaux
- cotisations individuelles payées par des entreprises ou institutions.